Servicios especializados: REPSE, contrato y materialidad para que el gasto sea deducible y el IVA acreditable
Actualizado: hace 25 minutos
Desde la reforma de 2021, la subcontratación de personal está prohibida. Lo que la ley permite es contratar servicios u obras especializadas, con requisitos que afectan directamente tus impuestos: si faltan, el gasto puede no ser deducible y el IVA puede no ser acreditable.
En SOFIC vemos que el riesgo rara vez está en la decisión de contratar. Está en el seguimiento mensual de los documentos.
Qué está permitido y qué no
La Ley Federal del Trabajo prohíbe la subcontratación de personal, es decir, que un tercero ponga trabajadores a tu disposición (art. 12, LFT).
Sí puedes contratar servicios u obras especializadas, siempre que (art. 13, LFT):
No formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de tu empresa.
El proveedor esté registrado en el padrón público de la Secretaría del Trabajo, conocido como REPSE.
El registro debe renovarse cada tres años (art. 15, LFT). Un proveedor con registro vencido es, para estos efectos, un proveedor sin registro.
1. Verifica el registro REPSE
Antes de contratar, y durante toda la relación, confirma en el padrón público que el proveedor está registrado y que el servicio que te presta corresponde a las actividades que registró. Guarda la constancia de cada consulta.
2. Formaliza un contrato por escrito
La ley exige que la subcontratación de servicios u obras especializadas se formalice mediante contrato por escrito, que señale el objeto del servicio y el número aproximado de trabajadores que participarán (art. 14, LFT).
La Ley del ISR no enumera el contrato entre los requisitos de la deducción, pero es la base para demostrar qué se contrató y qué incluye. Además, el proveedor debe informar sus contratos al IMSS y al INFONAVIT cada cuatro meses, a más tardar el 17 de enero, mayo y septiembre (art. 15-A, LSS; art. 29 Bis, Ley del INFONAVIT).
3. Pide los documentos para deducir el gasto
Para deducir el pago, la Ley del ISR te pide verificar el registro del proveedor y obtener de él (art. 27, fr. V, LISR):
Copia de los CFDI de nómina de los trabajadores que te prestaron el servicio.
El comprobante del entero de las retenciones de ISR de esos trabajadores.
El comprobante del pago de las cuotas al IMSS y de las aportaciones al INFONAVIT.
4. Pide los documentos para acreditar el IVA
Para acreditar el IVA de estos servicios, además de verificar el registro, debes obtener del proveedor copia de su declaración de IVA y del acuse de pago correspondiente (art. 5, fr. II, segundo párrafo, LIVA).
Lo práctico es pedir estos documentos cada mes, no al cierre del año. Reunir doce meses de documentos de un proveedor en diciembre rara vez funciona.
5. Integra el expediente de materialidad
El registro y los documentos demuestran que el proveedor cumple; la materialidad demuestra que el servicio se prestó. Un CFDI debe amparar una operación real (art. 29-A, fr. IX, CFF) y el gasto debe ser estrictamente indispensable para tu actividad (art. 27, fr. I, LISR).
Reúne en un mismo expediente:
El contrato firmado y sus anexos con el alcance del servicio.
Reportes, bitácoras o entregables de cada periodo.
La relación del personal que prestó el servicio.
Los CFDI y los comprobantes de pago, que coincidan entre sí.
Lista rápida antes del cierre
¿Cada proveedor de servicios especializados tiene registro REPSE vigente?
¿Hay contrato por escrito con el objeto y el número aproximado de trabajadores?
¿Tienes, de cada mes, los CFDI de nómina, el entero de retenciones y el pago de cuotas?
¿Tienes la declaración y el acuse de pago del IVA del proveedor?
¿Hay evidencia de que el servicio se prestó?
Si alguna respuesta es «no», todavía hay tiempo de solicitarlo antes de la declaración anual.
Cómo te ayudamos
En SOFIC revisamos tus contratos de servicios especializados, verificamos el registro de tus proveedores y llevamos el control mensual de los documentos que la ley pide para deducir y acreditar. Te decimos qué falta y a quién pedírselo.
Solicita una revisión: contacto@sofic.mx · 81 2622 2620 · sofic.mx/contacto
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